Politique de confidentialité

1Qui nous sommes

Le Centre communautaire Tyndale St-Georges est un organisme communautaire à but non lucratif qui dessert la Petite-Bourgogne et les quartiers voisins de Montréal. Dans la présente politique, « nous », « notre » et « nos » désignent le Centre communautaire Tyndale St-Georges.

Nous exerçons nos activités à deux adresses :

• 870, square Richmond, Montréal (Québec) H3J 1V7 — 514 931-6265
• 753, rue des Seigneurs, Montréal (Québec) H3J 1Y2 — 514 931-6265, poste 20

Nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels, qui répond de notre traitement des renseignements personnels ainsi que de vos demandes et plaintes.

2Portée de la présente politique

La présente politique s'applique aux renseignements personnels que nous recueillons par :

• notre site Web tyndalestgeorges.com, en français et en anglais;
• le portail de demande de la bourse AJFA, à tyndalestgeorges.com/scholarship;
• l'inscription à nos programmes et activités, en ligne, sur papier ou en personne;
• les dons, notre infolettre, nos formulaires de contact et les demandes concernant l'emploi ou le bénévolat;
• les photos et vidéos prises dans nos locaux et lors de nos événements.

Elle ne s'applique pas aux organismes vers lesquels nous renvoyons ou avec lesquels nous collaborons, qui ont chacun leurs propres pratiques. Voir la section 14.

3Renseignements que nous recueillons

3.1Renseignements que vous nous fournissez

Ce que nous recueillons dépend de la façon dont vous interagissez avec nous.

Lorsqu'un champ est obligatoire, nous l'indiquons. Vous pouvez toujours choisir de ne pas fournir les renseignements facultatifs, même si certains services peuvent alors ne pas être offerts.

3.2Enfants et jeunes

Nous offrons des programmes aux enfants, aux jeunes et aux familles; nous recueillons donc des renseignements sur des personnes mineures dans le cours normal de nos activités.

Selon la loi québécoise, les renseignements personnels concernant un enfant de moins de 14 ans ne peuvent être recueillis qu'avec le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur. Une personne de 14 ans ou plus peut consentir elle-même, et son parent peut aussi consentir pour elle.

Le parent ou le tuteur qui inscrit un enfant fournit les consentements demandés à l'inscription, y compris pour les photos et vidéos. Il peut en tout temps nous demander de consulter, de corriger ou de supprimer les renseignements que nous détenons sur son enfant, aux coordonnées indiquées à la section 1.

3.3Photos et vidéos

Nous photographions et filmons nos programmes et événements. L'image d'une personne identifiable est un renseignement personnel, et nous la traitons comme tel.

Nous utilisons ces images sur notre site Web, dans notre infolettre et nos rapports annuels, dans nos documents imprimés, sur nos réseaux sociaux ainsi que dans nos demandes de subvention et nos rapports aux bailleurs de fonds. Nous ne les recueillons qu'avec un consentement : sur le formulaire d'inscription pour les participants aux programmes, et par avis sur place lors des événements ouverts au public.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Nous cesserons d'utiliser l'image et la retirerons de notre site Web et de nos réseaux sociaux. Nous ne pouvons pas toujours récupérer les copies déjà imprimées, déjà partagées par d'autres ou conservées dans nos archives, et nous vous le dirons clairement le cas échéant.

3.4Renseignements recueillis automatiquement

Lorsque vous visitez notre site, nous recueillons votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, votre système d'exploitation et votre type d'appareil, les pages consultées, la date et l'heure de la visite, le temps passé sur chaque page et le site d'où vous venez. Notre formulaire de contact enregistre aussi l'adresse IP de l'expéditeur, pour nous protéger contre les pourriels et les abus.

Ces renseignements sont recueillis au moyen de témoins (cookies) et de technologies semblables, décrits à la section 6.

4Pourquoi nous les recueillons

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement aux fins décrites ci-dessous. Si nous souhaitons un jour les utiliser à une nouvelle fin, nous vous en informerons et obtiendrons d'abord votre consentement.

• Offrir nos programmes et services — inscrire les participants, animer les activités et assurer leur sécurité.
• Communiquer avec vous — répondre à vos questions, confirmer les inscriptions et vous transmettre des avis comme les changements d'horaire ou les fermetures.
• Administrer la bourse AJFA — vérifier l'admissibilité, évaluer les demandes, communiquer avec les candidats, et attribuer et gérer les bourses.
• Traiter et reconnaître les dons — émettre les reçus fiscaux exigés par la Loi de l'impôt sur le revenu et remercier les donateurs.
• Envoyer notre infolettre — des nouvelles de nos programmes, événements et collectes de fonds, uniquement aux personnes qui l'ont demandée.
• Recruter du personnel et des bénévoles — évaluer les candidatures et, lorsque le poste l'exige, vérifier l'aptitude à travailler auprès d'enfants et de personnes vulnérables.
• Rendre compte à nos bailleurs de fonds — sous forme agrégée et anonymisée. Nous ne révélons pas l'identité des participants dans ces rapports sans votre consentement exprès.
• Comprendre et améliorer notre site — au moyen des statistiques globales décrites à la section 6.
• Respecter nos obligations légales — notamment la tenue des registres d'un organisme de bienfaisance, la santé et la sécurité, et les demandes légitimes des autorités.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous ne les louons, n'échangeons ni ne les mettons à la disposition de tiers pour leur propre marketing.

5Consentement et retrait

Nous demandons votre consentement en termes clairs, séparément pour chaque fin, au moment de la collecte. Un consentement facultatif n'est jamais lié à un consentement nécessaire : vous pouvez inscrire votre enfant à un programme et refuser les photos, et nous respecterons ce choix.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Le retrait n'a pas d'effet sur ce que nous avons fait légalement auparavant et, dans certains cas, il nous empêche d'offrir un service; nous vous le dirons si c'est le cas.

• Infolettre — cliquez sur le lien de désabonnement au bas de toute infolettre, ou écrivez-nous. Nous traitons les désabonnements rapidement, et au plus tard dans un délai de 10 jours ouvrables.
• Photos et vidéos — écrivez à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Voir la section 3.3.
• Statistiques du site — modifiez votre choix dans les paramètres des témoins de notre site. Voir la section 6.
• Tout autre consentement — écrivez à la personne responsable, aux coordonnées de la section 1.

6Témoins et suivi

Un témoin (cookie) est un petit fichier qu'un site Web dépose sur votre appareil. Voici tous les témoins que notre site utilise. Seuls les témoins strictement nécessaires sont actifs avant que vous fassiez un choix.

Les témoins de mesure sont désactivés par défaut. Ils ne sont déposés qu'après votre accord, donné au moyen de l'avis qui s'affiche lors de votre première visite. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps grâce au lien « Paramètres des témoins » au bas de chaque page; si vous désactivez la mesure, nous supprimons les témoins Google Analytics déjà présents sur votre appareil. Les refuser ne limite en rien votre utilisation du site.

Votre choix de langue n'est pas conservé dans un témoin — les sites français et anglais ont simplement des adresses distinctes, et le lien du menu vous fait passer de l'un à l'autre.

Notre formulaire d'abonnement à l'infolettre est fourni par Constant Contact et se charge depuis ses serveurs. Il n'est pas chargé avec la page : il ne se charge que si vous avez accepté le témoin ci-dessus ou au moment où vous ouvrez le formulaire. Nos infolettres peuvent contenir une petite image qui nous indique si elles ont été ouvertes et quels liens ont été cliqués, afin de savoir si nos communications sont utiles. Vous pouvez l'empêcher en réglant votre logiciel de courriel pour qu'il ne charge pas les images externes.

La vidéo de notre page d'accueil est intégrée depuis YouTube en mode de confidentialité avancée (youtube-nocookie.com) : YouTube ne dépose aucun témoin tant que vous n'appuyez pas sur lecture. Si vous lancez la vidéo, YouTube, un service de Google, peut déposer des témoins et recueillir des renseignements selon sa propre politique de confidentialité.

Nos pages chargent leurs polices de caractères depuis Google Fonts et, sur les pages du calendrier, du code d'affichage depuis jsDelivr. Lorsque votre navigateur télécharge ces fichiers, ces services reçoivent votre adresse IP. Ils ne déposent aucun témoin.

La plupart des navigateurs permettent aussi de refuser ou de supprimer les témoins dans leurs propres paramètres. Si vous bloquez les témoins strictement nécessaires, certaines parties du site ne fonctionneront pas.

7Avec qui nous les communiquons

Nous ne communiquons des renseignements personnels que lorsque c'est nécessaire, et uniquement dans les situations décrites ci-dessous.

7.1Fournisseurs de services

Nous faisons appel à un petit nombre de fournisseurs pour exploiter nos services. Chacun est lié par une entente écrite — signée avec nous, ou sous la forme des conditions d'utilisation acceptées à l'ouverture du compte. En vertu de ces conditions, ils ne peuvent utiliser vos renseignements que pour fournir le service demandé, doivent les protéger et ne peuvent pas s'en servir à leurs propres fins. Vos renseignements demeurent sous notre contrôle en tout temps : nos fournisseurs les détiennent pour notre compte, et le fait de posséder l'équipement qui les héberge ne leur donne aucun droit sur eux.

7.2Sélection des boursiers

Les demandes sont lues par le personnel de Tyndale St-Georges et par les membres du comité de sélection, qui sont tenus à la confidentialité et ne les consultent qu'aux fins de la sélection des boursiers.

7.3Communications prévues par la loi et pour la sécurité

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels sans votre consentement lorsque la loi le permet ou l'exige, notamment :

• pour nous conformer à une loi, à une assignation, à un mandat ou à une ordonnance d'un tribunal;
• pour signaler une situation en vertu de la Loi sur la protection de la jeunesse, lorsque nous avons un motif raisonnable de croire que la sécurité ou le développement d'un enfant est compromis — une obligation qui s'applique à toute personne;
• pour prévenir ou réduire un risque sérieux de mort ou de blessures graves pour une personne ou un groupe;
• pour établir, exercer ou défendre un droit en justice.

7.4Changement d'organisation

Si Tyndale St-Georges fusionne avec un autre organisme, cède ses activités ou est dissous, des renseignements personnels pourraient être transférés dans ce cadre. L'organisme qui les reçoit devra les protéger selon des conditions au moins équivalentes à celles de la présente politique, et nous donnerons un avis avant que le transfert prenne effet.

8Renseignements conservés hors du Québec

Notre site Web et le portail des bourses sont hébergés sur un serveur dédié appartenant à Perpetual Solution, la firme qui conçoit et entretient notre site, et exploité par elle. Ce serveur est situé hors du Québec. La plupart des renseignements personnels que nous détenons sous forme électronique sont donc conservés hors du Québec, notamment :

• les demandes de bourse, avec les relevés de notes et lettres de référence téléversés à leur appui;
• les messages envoyés au moyen des formulaires de contact de notre site;
• les courriels adressés à notre personnel, y compris les candidatures d'emploi;
• les bases de données de notre site.

Le serveur héberge d'autres clients de Perpetual Solution. Il ne s'agit pas d'un service d'hébergement mutualisé ouvert au public, et aucun organisme sans lien avec Perpetual Solution n'y a de compte. Notre site Web, ses bases de données et les documents téléversés au portail des bourses se trouvent dans un compte distinct qui leur est propre, séparé des autres sites du même serveur.

Plusieurs de nos fournisseurs traitent aussi des renseignements hors du Québec, comme l'indique la section 7.1.

Les renseignements personnels conservés hors du Québec sont assujettis aux lois de l'endroit où ils se trouvent. Ils peuvent être accessibles aux tribunaux, aux forces de l'ordre et aux autorités gouvernementales de cet endroit en vertu de ces lois — y compris, dans certains cas, là où la loi québécoise ne le permettrait pas, et sans préavis à vous ou à nous.

Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur hors du Québec, nous évaluons s'ils bénéficieraient d'une protection équivalente à celle qu'exige la loi québécoise, en tenant compte de leur sensibilité, des fins de leur utilisation, des mesures de protection en place et du régime juridique du lieu de destination. Nous consignons cette évaluation et concluons une entente écrite avec le fournisseur.

9Durée de conservation

Nous conservons les renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou le temps exigé par la loi. À la fin de cette période, nous les détruisons ou les anonymisons.

La destruction d'une demande de bourse ne détruit pas la trace de l'attribution d'une bourse. Cette trace se trouve dans nos dossiers financiers et de subventions, conservés aussi longtemps que l'exigent les règles applicables aux organismes de bienfaisance enregistrés.

10Comment nous les protégeons

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol et l'accès, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés. Ces mesures comprennent :

• le chiffrement des échanges entre votre navigateur et notre site;
• l'accès aux renseignements personnels limité au personnel et aux bénévoles qui en ont besoin pour leur travail;
• la protection du portail des bourses par des codes de connexion à usage unique envoyés à un numéro de cellulaire enregistré, et la conservation des relevés de notes et lettres de référence hors de la partie publique du site, où seul un membre du personnel connecté peut les ouvrir;
• la conservation des dossiers papier sous clé;
• l'hébergement de notre site, de ses bases de données et des documents téléversés au portail des bourses dans un compte distinct sur le serveur, séparé des autres sites hébergés sur la même machine;
• le recours à Perpetual Solution, en vertu d'une entente écrite, pour maintenir à jour le système d'exploitation et les logiciels du serveur;
• la révision de nos pratiques à mesure que nos programmes et nos systèmes évoluent.

Aucune méthode de transmission ou de conservation n'est entièrement sûre, et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue. En cas d'incident de confidentialité, nous agissons comme le décrit la section 12.

11Vos droits

La loi québécoise vous accorde les droits suivants sur les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

• Accès — savoir si nous détenons des renseignements personnels vous concernant et en recevoir une copie.
• Rectification — faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, et faire supprimer des renseignements recueillis sans autorisation.
• Retrait du consentement — tel que décrit à la section 5.
• Portabilité — recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à un autre organisme.
• Désindexation et cessation de diffusion — nous demander de cesser de diffuser un renseignement vous concernant ou de désindexer un lien qui y mène, lorsque la diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire, ou lorsqu'elle cause un préjudice grave à votre réputation ou à votre vie privée qui l'emporte nettement sur l'intérêt public. C'est le droit à exercer si une photo de vous ou de votre enfant est toujours visible sur notre site ou nos réseaux sociaux.
• Information sur les décisions automatisées — voir la section 13.

Pour exercer l'un de ces droits, écrivez à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées de la section 1. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité avant d'agir, afin de ne pas communiquer vos renseignements à quelqu'un d'autre. Nous répondrons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. La réponse est gratuite; des frais raisonnables peuvent toutefois être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission, et nous vous en indiquerons le montant au préalable.

Si nous refusons une demande en tout ou en partie, nous vous en donnerons les motifs par écrit, ainsi que la disposition de la loi sur laquelle nous nous appuyons, votre droit de demander la révision de la décision à la Commission d'accès à l'information et le délai pour le faire.

12Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est l'accès, l'utilisation ou la communication non autorisés d'un renseignement personnel, sa perte, ou toute autre atteinte à sa protection.

En cas d'incident, nous prenons des mesures raisonnables pour diminuer le préjudice et éviter qu'il se reproduise. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons promptement la Commission d'accès à l'information du Québec et chaque personne concernée, et nous indiquons aux personnes touchées ce qu'elles peuvent faire pour réduire le risque. Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité, que nous transmettons à la Commission sur demande.

13Décisions automatisées

Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels. Les demandes de bourse, les inscriptions et les décisions d'embauche sont toutes examinées et tranchées par des personnes.

Si cela devait changer, nous vous en informerons au moment de la décision, vous expliquerons les renseignements utilisés ainsi que les raisons et principaux facteurs de la décision, et vous permettrons de présenter vos observations à un membre de notre personnel en mesure de la réviser.

14Autres sites Web

Notre site contient des liens vers d'autres organismes, notamment notre page de dons sur CanadaHelps, notre boutique d'inscription aux programmes sur Amilia, le catalogue de notre bibliothèque sur Libib, nos bailleurs de fonds et partenaires, et les archives de notre infolettre. Lorsque vous suivez un lien, vous quittez notre site et la présente politique ne s'applique plus. Nous n'exerçons aucun contrôle sur ces sites et ne sommes pas responsables de leurs pratiques. Nous vous invitons à lire la politique de confidentialité de chaque site que vous visitez.

15Modifications de la présente politique

Nous révisons cette politique périodiquement et pouvons la modifier selon l'évolution de nos programmes, de nos systèmes ou de nos obligations légales. Le cas échéant, nous publions la politique révisée sur cette page et mettons à jour la date d'entrée en vigueur en haut de la page.

Si une modification touche de façon importante l'utilisation de vos renseignements personnels, nous vous en aviserons — par courriel si nous avons votre adresse, ou par un avis bien visible sur notre site — avant son entrée en vigueur. Si une modification requiert votre consentement, nous vous le demanderons.

16Questions et plaintes

Pour toute question sur cette politique, pour exercer l'un de vos droits ou pour porter plainte au sujet de notre traitement de vos renseignements personnels, communiquez d'abord avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Nous prenons les plaintes au sérieux, nous les examinons et nous vous répondons.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'organisme de surveillance provincial chargé de la protection des renseignements personnels au Québec :